Dans toute entreprise, le Code du travail exige l’établissement et la tenue d’un ordre du jour lors des réunions ordinaires et extraordinaires en convoquant les différents membres ou actionnaires. Qu’entend-on par ordre du jour et quels sont les principes à suivre pour l’établir ?
Qu’est-ce qu’un ordre du jour ?
Un ordre du jour en entreprise se définit comme une liste récapitulant les divers points et les sujets à aborder, à discuter, à voter ou à examiner lors d’une réunion entre différents membres. L’ordre du jour est la première étape pour toute planification d’une réunion, c’est une invitation à se préparer sur les différents points à aborder, ce document doit être envoyé trois jours avant la réunion des membres de l’entreprise. Selon le Code du travail de l’article L 2325-15, le chef d’entreprise ou le président ainsi que le secrétaire sont les seuls membres habilités à fixer l’ordre du jour. C’est un moyen efficace pour améliorer les différentes tenues de réunion et pour optimiser la productivité et la performance de chacun dans leurs activités professionnelles. Ce document est donc un levier permettant le succès d’une réunion et en rendant ainsi les différents débats plus productifs. Il offre une meilleure organisation, une réunion cadrée et un gain de temps considérables. Chaque membre pourra ainsi se préparer à donner des éventuelles propositions, interventions ou encore des solutions, en ayant connaissance des sujets à discuter auparavant. Il doit être rédigé puis distribué à chaque membre au tout début de la réunion. Selon le règlement intérieur de toute entreprise, une réunion ne peut se tenir sans un ordre du jour, il est donc obligatoire.
Les différents contenus d’un ordre du jour
Un ordre du jour dans une entreprise doit comporter divers éléments essentiels. C’est une liste détaillant les différentes activités et les sujets à traiter durant la réunion. Ce document doit comporter en premier lieu un titre qui permettra à chaque participant de cadrer et de fixer leurs réflexions ainsi d’éviter de s’écarter du sujet. L’intitulé de l’ordre du jour doit être relié avec les objectifs fixés par l’employeur. La date, l’heure du début et de la fin de la réunion, l’emplacement doivent obligatoirement être mentionnés à l’entête du document. L’inscription des noms des participants et des intervenants est facultative. Tous les sujets doivent être énoncés dans l’ordre du jour en définissant une estimation du temps à consacrer à chaque thème abordé. Suite à la demande pour une réunion de la majorité des membres de l’entreprise : employeur, secrétaire, membres élus, l’ordre du jour doit afficher en principe un procès-verbal approuvé de la précédente réunion. Les questions sur les consultations obligatoires en matière de santé, social et celles liées aux conditions de travail doivent figurer dans ce document. Les questions diverses peuvent ne pas être traitées et inscrites dans un ordre du jour. Sauf accord entre les parties, une réunion peut être considérée comme infructueuse et les décisions irrégulières si une question n’a pas été soumise à une consultation légale en entreprise.
Les impératifs d’un ordre du jour en entreprise
L’ordre du jour en entreprise a pour but de donner des informations claires et précises aux membres élus et de consulter leurs avis sur les éventuels sujets à traiter durant leur réunion. Tous les points qui n’ont pas été figurés dans l’ordre du jour ne peuvent être abordés. Un autre principe réside en ce que les membres élus et les participants sont invités à voter les différentes résolutions prises durant leur réunion. Le report des sujets à traiter peut se faire d’une réunion à une autre. La rédaction de ce document est commune et est conjointement élaborée par le secrétaire et l’employeur ou son représentant. La jurisprudence de la Cour de cassation de 2007 propose la signature de l’ordre du jour en cas de contestation. Pour prouver cela, il doit ainsi être fait en deux exemplaires pour chaque signataire afin de conserver son originalité. Les litiges qui peuvent survenir durant l’élaboration d’un ordre du jour entre le secrétaire et l’employeur peuvent se régler à l’amiable.
Un ordre du jour précis, une réunion réussie
Établir un ordre du jour précis et préparé est un gage d’une réunion fructueuse et productive. Les signataires de ce document doivent au préalable avoir fait une relecture de leur ébauche avant de l’envoyer. La communication de l’ordre du jour peut se faire une semaine ou au minimum trois jours avant la réunion. Le chef d’entreprise ou l’employeur ou encore son représentant est chargé à lui seul de transmettre l’ordre du jour aux membres élus et facultativement à l’inspecteur du travail si des sujets concernent son domaine d’intervention. La précision et les détails des questions à aborder que le secrétaire a rédigés après entrevue avec les membres élus doivent être discutés et soumis à l’employeur. Il ne peut être modifié après signature. La tenue d’une réunion et les décisions prises ou votées peuvent être annulées si l’ordre du jour est mal élaboré et ambigu. L’ordre du jour est donc une étape cruciale et est un élément à ne pas négliger pour le succès d’une réunion dans toute entreprise.