Scanner de documents : lequel choisir selon vos besoins ?

La numérisation de documents grâce à un scanner présente de nombreux avantages pour les particuliers, mais aussi pour les entreprises. Numériser permet de stocker, d’archiver des documents et d’économiser ainsi de l’espace d’archivage. Différents appareils existent permettant de numériser un document. Parmi eux il y a le scanner, le plus couramment utilisé et décliné en divers modèles ou l’imprimante multifonction. Petit guide pour bien choisir cet équipement bureautique.

Quels sont les différents types de scanners numériques ?

Pour mieux sélectionner parmi les scanners de documents celui correspondant à vos besoins, il convient d’abord d’effectuer un tour d’horizon des différents modèles qui existent sur le marché. Vous pouvez d’ores et déjà visualiser un aperçu de nombreux produits sur des sites tels que materiel-informatique.fr.

Le scanner à plat

Le scanner à plat est le plus couramment adopté en raison de son format gain de place et de son fonctionnement ultra simple. Le document est posé à plat sur la vitre avant que l'utilisateur ne referme le capot. Les feuilles sont scannées une à une ce qui implique de les enlever une fois l'opération terminée avant d'en remettre une nouvelle. Ce modèle numérise toutes sortes de documents y compris les photos et images (pour ceux disposant d'une haute résolution).

Le scanner à défilement

Ce type de scanner est beaucoup plus encombrant que le modèle plat. Il est en revanche beaucoup plus rapide car vous pouvez insérer tous vos documents dans un chargeur. Ils vont alors défiler, feuille après feuille à travers une fente lumineuse qui les numérise. Vous n'avez pas besoin d'intervenir. Ce type de scanner ne peut en revanche gérer que du format papier. Vous ne pourrez pas le charger en films, diapositives ou négatifs.

Le scanner recto-verso

Les deux modèles cités précédemment (à plat et à défilement) proposent des appareils capables de numériser en même temps le recto et le verso d’un document. Cependant tous n'ont pas cette possibilité. Il faut donc vérifier la présence de cette fonctionnalité qui vous évite de manipuler la feuille pour scanner les 2 faces et vous fait gagner un temps précieux.

Le scanner compact ou scanner portable

Le scanner compact ou scanner portable est un modèle à la fois petit et léger. Il dispose d’une connectivité Wifi ou Bluetooth pour se connecter aux différents supports sans nécessité de le brancher et le relier à un ordinateur. Son principal avantage est de pouvoir être déplacé facilement d’un endroit à un autre, dans un sac ou une valise. En revanche, il ne convient pas pour un usage intensif, même s’il s’agit d’une référence haut de gamme. Dans le même esprit on trouve aussi le scanner à main appelé aussi scanner à livres. Il présente une forme allongée et compacte. Pour numériser un document il suffit de maintenir l’appareil au-dessus de la feuille puis le déplacer lentement de manière à scanner l’intégralité du document. Ce type d’appareil est très apprécié pour numériser les pages de livres.

Faire le choix d’un scanner, quels points faut-il regarder ?

Avant de vous décider pour un modèle de scanner, quelques critères sont à étudier. Il s’agit principalement :

De la vitesse de numérisation

Si votre utilisation reste occasionnelle le critère de la vitesse n’aura pas d’importance. Dans le cas contraire, un scanner trop lent vous fera perdre du temps. La vitesse (exprimée en " ppm " ou page par minute) diffère selon les modèles. Il arrive aussi que la vitesse soit indiquée sous la forme " s/page " qui indique le nombre de secondes nécessaire pour numériser une page. Ensuite il faut savoir que le scan d’un document en couleur prend toujours plus de temps que celui d’un document en noir et blanc.

Des formats de papiers autorisés

La taille standard pour les documents à scanner est le format A4 qui correspond à une feuille 21 x 29.7 cm. Certains scanners numériques, plus encombrants et plus lourds, sont capables de numériser des documents en format A3. Un appareil prévu pour scanner une feuille A4 ne pourra pas aller au-delà mais pourra bien entendu numériser des formats inférieurs.

La possibilité de scanner des diapositives, des films et négatifs

Si vous êtes amené(e) à numériser régulièrement ce type de document vérifiez que le modèle s’y prête car tous ne sont pas en capacité de le faire ou offrent un résultat médiocre.

De la présence d’un chargeur de papier

Certains scanners de documents disposent d’un bac spécial destiné à recevoir l’ensemble des documents à numériser. Cela vous évite d’insérer vos feuilles les unes après les autres si vous en avez un grand volume. Il suffit de placer vos documents à scanner dans le chargeur et de laisser faire l’appareil qui les " avale " automatiquement.

La fonction recto-verso

Les modèles basiques ne scannent qu’une face à la fois. En revanche, certains appareils plus perfectionnés peuvent numériser simultanément les deux côtés d’une même feuille. Ces scanners sont généralement dotés d’un chargeur qui récupère la feuille une fois numérisée en recto pour la repasser ensuite sur le verso. Ce type d’appareil est recommandé si vous cherchez un scanner professionnel.

La résolution

On entend par résolution le nombre de pixels que le numériseur peut détecter sur une partie du document. Plus la résolution est élevée plus le résultat numérisé sera ressemblant à l’original en terme de qualité et de précision d’image. La résolution s’exprime en " dpi " ou " ppp " pour " points par pouce ". Un appareil à résolution élevée étant beaucoup plus cher à l'achat si votre usage se limite à de la bureautique, le choix de ce type de scanner ne se justifie pas. Par contre si vous cherchez un appareil pour réaliser du traitement d’image, la résolution reste le premier critère à considérer. Pour vous faire une idée, un scanner de 600 X 1200 ppp suffit pour un usage basique. Pour un usage professionnel ou ciblé photographie, préférez un modèle avec une résolution d’au moins 1200 X 2400 pp.

Le capteur

Le capteur permet de traduire en signaux électriques la lumière réfléchie par le document. C’est ce qui sert (avec la résolution) à obtenir une image plus ou moins nette. Un scanner numérique intègre selon le cas un capteur CDD (Charge-Couple Devices) ou CIS (Contact Image Sensor). Le capteur CDD présent sur les scanners plats à haute résolution offre un meilleur rendu en terme d’image. Si vous souhaitez investir dans un scanner professionnel ou un scanner photo, c’est ce modèle qu’il vous faut. Le capteur CIS est le plus courant. Il vous assure un bon rapport qualité/prix. Les images sont moins jolies et moins nettes qu’avec un capteur CDD mais l’appareil sera aussi plus léger et moins encombrant. Si l’usage futur se limite à numériser en majorité du texte, ce type d’appareil suffit amplement.

Comment choisir un scanner numérique en fonction de vos besoins ?

L’usage que vous ferez de votre appareil est déterminant pour choisir le modèle de scanner de documents. Si vous comptez l’utiliser essentiellement pour :

• Faire de la bureautique : privilégiez un scanner à plat ou à défilement
• Scanner du texte, des documents administratifs : un appareil à faible résolution suffit amplement
• Réaliser de la retouche photo : Préférez un appareil à résolution élevée, avec capteur CDD
• Effectuer des déplacements fréquents : optez pour un appareil compact et sans fil
• Imprimer de grands formats de type A3, plans etc. : préférez un modèle qui prend en charge le format de papier A3
• Travailler en usage intensif ou pour scanner de gros volumes : Choisissez un scanner à vitesse de numérisation élevée, à défilement et chargeur recto/verso.
• Partager entre plusieurs appareils (ordinateur portable, ordinateur de bureau, smartphone…) Optez pour un scanner avec connectivité Ethernet ou Wifi.

De même si votre espace disponible est restreint, privilégiez un scanner compact.

Scanner informatique ou imprimante multifonction : que choisir ?

Dans un cadre plus professionnel, en fonction de votre activité, vous aurez certainement besoin de scanner des documents mais aussi de les imprimer ou de les photocopier. Dans ce cas il est préférable d’investir dans une imprimante multifonction. Comme son nom l’indique, une imprimante multifonction est un appareil tout-en-un qui réunit une pluralité de fonctions qui vont de l’impression classique à la numérisation de document en passant par l’édition de photos. Cet outil est beaucoup plus adapté à une utilisation polyvalente. Il existe aussi des imprimantes multifonction prévues pour un usage personnel, à laser ou à jet d’encre.

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