La gestion d'une entreprise requiert la mise en œuvre de techniques modernes de traitement des données. De ce fait, la gérance électronique des documents s'introduit comme une excellente référence qui permet de dynamiser le régime administratif classique. Le principal enjeu dans ce type de système dématérialisé demeure la sécurité des données. Si vous envisagez de déployer une gestion électronique des documents dans votre entreprise, on vous donne tous les contours sécuritaires à prendre en compte.
Réaliser un audit pour votre GED
La GED (gestion électronique des documents) est une nouvelle norme de gestion administrative des documents au sein d'une entreprise. En effet, dans l'environnement numérique, la quantité croissante des données oblige à recourir à des méthodes informatiques de traitement des informations. Concrètement, cette opération permet de proposer des technologies pour le stockage, l'organisation et la gestion efficace des documents au sein de l'infrastructure organisationnelle de l'entreprise. C'est un avantage évident qui permet à l'entreprise d'éviter de sombrer sous le cumul de la paperasse et des dossiers physiques. Pour les travailleurs, le système de gestion dématérialisée permet surtout de gagner en productivité et d'avoir un accès facile et permanent à l'information.
Toutefois, une gestion virtuelle des informations peut exposer l'entreprise à des problèmes de sécurité graves. Gardez à l'esprit qu'il est important d'apporter une meilleure sécurité au système après installation. La plupart des entreprises sont exposées à des cas de cyberattaques pour lesquels les données confidentielles des entreprises sont les premières cibles.
La protection est surtout nécessaire pour éviter une paralysie entière du fonctionnement de votre société. En réalité, lors du déploiement du système de gestion dématérialisé, il n'est pas rare que les développeurs reposent tout le fonctionnement de la société sur le procédé informatique. De ce fait, en cas de cyberattaque, le blocage du système peut entrainer des pertes économiques importantes.
Par ailleurs, il existe un autre intérêt à sécuriser les informations entreprises sensibles stockées dans le logiciel de gestion. En réalité, de nos jours, l'information est une donnée très convoitée et commercialisable. Les métadonnées et les renseignements personnels des clients comme leurs préférences de consommation sont des secrets qu'il est important de protéger.
En outre, pour mettre en place une gestion électronique efficace, il est toujours recommandé de faire auditer son entreprise afin de détecter les principales sources de vulnérabilité de l'entreprise. L'intérêt est d'éliminer tout risque avant d'installer un progiciel de gestion.
Protéger les informations grâce à la sensibilisation des travailleurs
Si vous envisagez de lancer une nouvelle gamme de produits ou si vous travaillez sur un projet inédit, il est important de sécuriser toutes les informations afférentes à ces projets. La protection ne couvre pas uniquement les éléments techniques du dossier comme les maquettes, les conceptions scientifiques ou les supports de calcul. Tous les échanges autour du projet doivent être protégés dans l'infrastructure numérique créée. C'est la raison pour laquelle au-delà de la sécurité intrinsèque du logiciel de gestion, il est aussi important de créer des systèmes de protection avancée. Un logiciel comme bdoc.com peut offrir de meilleurs contrôles des échanges pour votre personnel grâce à l'autodestruction de messages.
De plus, la gestion des accès au sein du système doit être une préoccupation phare du manager. Dans la mise en place d'une gestion électronique de documents, le principal maillon faible de la chaine de sécurité est surtout le capital humain. C'est la raison pour laquelle vous devez veiller à sensibiliser tous les travailleurs au respect des règles de sécurité et des instructions des experts du domaine. Toute légèreté ou inattention dans l'application des consignes de sécurité expose votre entreprise à une immixtion frauduleuse.
Les autres recommandations de sécurité
Pour une gestion d'entreprise efficace grâce à la GED, il est important de veiller à ce que le chiffrement des données soit une composante de l'offre de sécurité. Techniquement, cette solution cryptologique peut vous permettre d'éviter la fuite de vos données sensibles. L'idée est que dans l'éventualité où une personne non autorisée aurait accès à vos informations sensibles, celles-ci demeureraient illisibles, car l'agresseur ne dispose pas des clés de sécurité appropriées.
De plus, vous devez veiller à ce que votre système de gestion électronique favorise des sauvegardes automatiques régulières. L'avantage est d'éviter la perte totale des données en cas d'attaque. Une intervention de récupération peut permettre la restauration partielle et minimiser les pertes.
Au-delà, vous devez aussi comprendre que le système de gestion n'est pas un livrable immuable. Il est nécessaire de le maintenir à jour, d'y apporter des correctifs de sécurité régulièrement afin d'adapter votre entreprise aux standards de sécurité en vigueur. En conséquence, il est important de prévoir dans votre budget de fonctionnement, une maintenance préventive et périodique des installations.